Procès verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 26/09/2020

28 septembre 2020 /

Nous soussigné Ruksza Alexandre, trésorier de l’association “Adopte-un-Magfed”, nous trouvant au 11 allée Louloumet à Toulenne, en présence de Bourasseau Nicolas, Vella Wilfried et Le Blé Raphaël, respectivement président, secrétaire et membre de la même association, rapportons les opérations suivantes :

Le 26/09/2020 à 10h00, les membres fondateurs de l’association “Adopte-Un-Magfed” se sont réunis à titre extraordinaire pour une assemblée générale, réalisée en visio-conférence, pour faire un rappel sur les mesures déjà en place et définir les points d’évolution de l’association.

L’ordre du jour abordera les points suivants :

  • Les perspectives de l’association
  • La revue des comptes
  • Les enjeux de la comptabilité
  • La création des objets de jeu
  • L’utilité des grades
  • L’explication du catalogue du site internet
  • La revue du règlement
  • L’abandon du système de réservation
  • Le changement d’assurance
  • Le changement de la date des inscriptions
  • L’ouverture de l’adhésion aux mineurs
  • La tarification des adhésions
  • La réflexion de paiements par carte bancaire
  • L’ajout d’un kit de prêt
  • Le retour d’expérience de l’événement “Sand-Lanta”

Cette assemblée générale se clôturera par un tour de table.

  1. Les perspectives de l’association

L’association est amenée à évolution, en ce sens, il est exposé que l’organisation des journées doit être améliorée pour varier et ne pas tomber dans la redondance. La simplification de l’administration papier est aussi à prévoir, l’adhésion à l’association doit être le plus simple possible.

  1. La revue des comptes

Le président expose les comptes aux personnes présentes, le suivi est juste. Le bilan est positif, 57,03€. Des achats sont en cours pour l’association et l’avance a été faite par le président.

  1. Les enjeux de la comptabilité

Le suivi des comptes doit être régulier. Pour éviter des problèmes, le paiement en liquide ou les avances par les membres doivent être évités. Le maximum doit passer par le compte de l’association pour éviter toute complexification des comptes.

  1. La création des objets de jeu

Pour faire évoluer l’association et rendre les parties plus intéressantes, des objets de jeu sont prévus. Le président appelle aux volontaires pour apporter ce genre de choses. Les réalisations prévues sont les suivantes : 

  • Un chronomètre dans un boîtier comportant des boutons pour de la capture de zone.
  • La bombe type Counter Strike est mise en suspens à cause de sa complexité.
  • Des drapeaux seront confectionnés.

Les modes de jeu seront prochainement affichés sur le site web de l’association pour être visibles par tous les membres, qui pourront commenter et proposer leurs propres modes. Les modes déjà existants et créé par les membres seront ensuite testés ultérieurement.

Pour les membres fondateurs : une valise comportant tous les documents essentiels aux adhésions, aux assurances ou tout autre besoins sera créée.

  1. L’utilité des grades

Les grades sont mis en place pour donner de la visibilité aux membres et récompenser les plus impliqués. Il est rappelé qu’il ne s’agit en aucun cas de hiérarchie, mais plutôt de repère pour beaucoup (les nouveaux adhérents peuvent se tourner vers les plus “gradés” pour tout conseil ou demande sur l’association par exemple). Aucun pouvoir n’est conféré en fonction du grade, mais un grade peut être accordé à une personne en fonction de son implication dans la vie associative.

Le grade est prêté au membre, et lors d’une promotion, il est échangé contre l’autre. Cas particulier : si le galon est abîmé, son responsable devra le payer. Les galons sont aussi trouvables sur le catalogue, de couleur classique ou basse visibilité.

  1. L’explication du catalogue du site internet

Le catalogue permet à tout membre de pouvoir commander des ecussons, grades, ou tout autre produit à l’image de l’association. Une page dédiée est présente sur le site. Un espace commentaire doit être créé pour les idées. Les grades doivent être ajoutés. Les produits qui n’ont aucun rapport avec le paintball seront évités. Rappel : aucun bénéfice n’est tiré de la vente (association à but non lucratif).

  1. La revue du règlement

Un rappel a été fait sur le règlement, son but est de couvrir l’association des problèmes potentiellement existants et de pouvoir jouer dans de bonnes conditions.

Le règlement a été repris avec les membres présents, certaines remarques ou modifications sont apportées :

  • Une table des vélocité sera mise en place pour vérifier la compatibilité avec le règlement de l’association et des terrains, et ce, pour chaque calibre et type de projectile.
  • Un contrôle de la vélocité sera effectué pour tous les membres et une feuille d’émargement sera signée. Cela permet à tous d’être en accord avec le règlement.
  • En cas de partie avec une autre association, les règles de lanceurs, artifices et matériel peuvent être adaptées en fonction des autres.
  • Le poids du bouclier n’est plus imposé : le bouclier sera désormais utilisable uniquement dans certains modes de jeu. L’association se dotera probablement de 2 boucliers à l’avenir.
  • Une question a été posée quant au poids des marqueurs de soutien. Le poids de ces derniers est de 4kg, le chargeur, plein, compris.
  • Un emport maximum de billes (tout calibre confondu) pourra être imposé au début de chaque partie, pour éviter qu’un joueur avec un lanceur de soutien ne puisse tirer trop de billes en une partie et déséquilibrer le jeu.
  • Il faut enlever les mentions FPS dans le règlement, l’assurance ayant changée.

Le règlement est évolutif, en cas de problème ou de doute, l’équipe administrative devra être contactée.

  1. L’abandon du système de réservation

Face à l’échec de ce système, il est décidé d’abandonner les réservations avant chaque partie. 

Au niveau du barbecue, il a été décidé de ne pas faire de réservation dans un premier temps et de voir le résultat. Le système “d’Auberge espagnole” sera adopté, chacun ramenant des provisions. 

L’association se chargera uniquement de payer les éléments du barbecue (charbon, allume feu….)

Les réservations se feront uniquement par les membres pour des évènements qui engagent des frais à l’avance pour l’association.

  1. Le changement d’assurance

Le changement d’assurance de la FPS à la FédéGN est décidé. Il y a deux raisons : contrats d’assurance beaucoup plus clairs et moins chers.

L’association sera désormais affiliée à la FédéGN. Et chaque membre pourra profiter de cette couverture, moyennant 5€ ou 8€ à l’année, le contrat variant (il sera expliqué lors de l’adhésion). L’assurance ne sera pas obligatoire, mais très fortement conseillée puisque les joueurs utilisent du matériel personnel. 

Pour les joueurs voulant essayer le mode de jeu “Magfed”, une assurance de 2€ à la journée est possible.

  1. Le changement de la date des inscriptions

L’adhésion à l’association se fait désormais sur 1 an à partir du 1er janvier et non plus à partir du 1er septembre. Les membres actuels sont prolongés jusqu’à cette date.

  1. L’ouverture de l’adhésion aux mineurs

L’adhésion est désormais ouverte aux mineurs (12 ans et 1 jour minimum). L’assurance couvre les mineurs de cet âge là, l’adhésion reste tout de même à la validation du conseil. L’autorisation parentale est requise et le mineur ne dispose pas de son lanceur, il appartient à un représentant légal (R312-52 CSI).

  1. La tarification des adhésions

La tarification ne comporte désormais plus que le prix de l’adhésion elle même. Les assurances seront proposées aux membres mais ne seront pas obligatoires, bien que fortement conseillées. 

L’inscription peut être réalisée en ligne ou physiquement.

Un rappel est effectué quant à l’obligation de ne pas faire l’objet de contre indication à la pratique de paintball, un adhérent s’engage sur l’honneur.

  1. La réflexion de paiements par carte bancaire

Le paiement par carte bancaire est simple et de plus en plus répandu. L’acquisition de moyen permettant leur usage est discutée. Il est décidé que son usage serait possible : lorsque les paiements reviennent à l’association, les frais de commission seront offerts. Cependant, lors d’un paiement à destination extérieure, les frais seront à la charge du payeur.

  1. L’ajout d’un kit de prêt

Les terrains disposant très rarement de lanceurs magfed, il est difficile aux joueurs de se projeter dans l’association. Il est donc décidé que l’association se dote d’un lanceur magfed de prêt. Ce lanceur (en plus du matériel nécessaire au jeu) serait prêté à la journée, en sus des frais d’accès au terrain, de billes et d’assurance, pour un prix plus ou moins équivalent à une journée de location standard sur un terrain.

  1. Le retour d’expérience de l’événement “Sand-Lanta”

Des membres de l’association ont eu l’honneur de participer à un évènement organisé par une autre association. Des retours positifs sont apportés : l’association devra effectuer ce genre de déplacements plus souvent, cela crée des parties uniques et permet de rencontrer des joueurs avec qui échanger et jouer. Cependant, les parties avec gros emport de billes, cadences surélevées et loader semblent plus compliquées pour notre style de jeu.

Un tour de table est ensuite effectué. Aucune remarque supplémentaire n’est formulée.

Les mesures décidées seront prochainement appliquées.

L’assemblée générale se termine à 12h10.

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